Gestion de projet

Notion #4 : comment avons-nous intégré l’outil au sein de PULSE.digital ?

Blog notion comment avons nous integre l'outil au sein de pulse.digital

18/08/2022

Comme nous vous le disions précédemment, nous avons fait le choix chez PULSE.digital de mettre en place l’outil Notion afin de mieux structurer l’ensemble de nos projets.
Nous allons dès à présent vous expliquer notre démarche ainsi que notre méthodologie de travail.


Notre enjeu : faire de Notion LA méthode de travail officielle de notre société

La première étape a été de définir la structure de notre Notion, selon nos propres besoins et objectifs. Suite à cela, nous avons souhaité accompagner au maximum nos collaborateurs sur la mise en place de cet outil, bousculant ainsi leurs habitudes de travail. C’est pourquoi nous avons organisé avec eux des séances de formation à l’outil et avons réalisé des tutoriels vidéos.

Dès que nous avons terminé d’accompagner nos collaborateurs, nous avons passé une communication officielle auprès d’eux afin de faire de Notion LA méthode de travail que l’on utilise chez PULSE.digital.
En effet, nous avons défini avec notre équipe dirigeante que chaque livrable réalisé doit être déposé sur la plateforme. Ainsi, il doit être facile pour chaque membre de l’équipe projet de retrouver facilement des éléments tels qu’un document ou une tâche.


La structuration d’un projet client type

Maintenant, nous allons vous exposer la manière dont nous structurons un projet client type sur Notion. Voici ci-dessous les étapes clés :

  1. Chaque nouveau projet vendu à un client est créé sur Notion.
  2. Le chef de projet met en place toute la documentation du projet (briefing client, cahier des charges technique, design XD, accès back-office du site web).
  3. Le chef de projet crée toutes les tâches nécessaires au projet de A à Z : de la création de l’environnement de développement du site web à sa mise en ligne. Pour chaque tâche, nous lui attribuons au minimum 4 éléments : une description, un statut (à faire, en cours, à tester, terminé), un responsable ainsi qu’une date limite.
  4. Dès qu’une tâche est réalisée, chaque personne (designer ou développeur) modifie le statut de la tâche en « à tester ». Ensuite le chef de projet se charge de tester la tâche. Si celle-ci est conforme aux spécifications du client, il passe le statut en « terminé ». Au contraire, s’il désire apporter des changements, il les communique au responsable de la tâche en le taguant dessus et modifie ainsi le statut en « à faire ». Ainsi, il peut y avoir une succession de séries d’allers et retours entre les chef de projets et les développeurs.
  5. En fin de projet, le client valide les livrables. Pour ce faire, nous partageons avec lui le lien de la page Notion afin qu’il puisse ajouter ses commentaires.
  6. Le site web ou l’application mobile est mis en ligne. Il ne reste plus qu’à archiver le projet dans Notion.


La mise à jour des tâches nécessaire pour une gestion de travail efficace

La mise en place d’un nouvel outil de travail est toujours une belle initiative. Afin que l’état d’avancée de chaque projet puisse refléter la réalité des faits, il convient de maintenir toutes les tâches à jour dans Notion. Le rôle du chef de projet consiste à s’assurer que ce soit bel et bien le cas.


Des axes d’améliorations possibles avec Notion

Nous sommes conscients que la structuration de notre espace de travail sur Notion n’est pas parfaite. C’est pourquoi nous donnons la possibilité à nos collaborateurs de s’exprimer sur tout axe d’amélioration permettant d’optimiser l’utilisation de Notion.


Conclusion

Nous espérons que le dernier article de notre série consacrée à l’organisation de sa structure interne sur Notion vous aura donné envie de déployer l’application au sein de votre entreprise.

Au premier abord, si vous n’avez jamais utilisé la plateforme, il peut être un peu fastidieux de mettre en place la structure de votre Notion.
Si vous souhaitez toutefois disposer d’un support pour mieux cadrer son déploiement, nos experts seront ravis de vous aider !





Share via
Copy link
Powered by Social Snap