Gestion de projet

Notion #2 : principales fonctionnalités & bases de données relationnelles

Illustration de l'organisation ordonnée de Notion

11/08/2022

Lors de notre précédent article, nous vous faisions une première initiation à l’outil de gestion de projet Notion.
Pour rappel, la plateforme propose de rassembler tous les outils classiques de productivité au sein d’un même espace et d’organiser les différents blocs comme les utilisateurs le souhaitent.

Aujourd’hui, nous allons aller plus loin dans la découverte de Notion afin de partager avec vous ses principales fonctionnalités et bases de données relationnelles.


Les principales fonctionnalités proposées par Notion

Notion souhaite alléger la charge mentale de ses membres en proposant de multiples fonctionnalités dont les principales sont :

  • La gestion de projet et de tâches : leur rôle est de faciliter la création et le partage de chaque phase de projet. Elle permet notamment de partager avec les équipes le chronogramme, la répartition des tâches, les buts à atteindre ainsi que les résultats. L’outil permet de communiquer rapidement avec tous les membres internes et de recueillir leurs avis afin de mieux progresser dans le projet.
  • La prise de notes et documents : leur rôle est de sauvegarder dans la durée et de retrouver intuitivement différents types de contenu que sont des vidéos, images et articles.
  • Les wikis : leur rôle est de créer et de partager des données de manière immédiate grâce à l’utilisation des clics glisser-déposer (drag & drop). Wiki offre un espace que les utilisateurs peuvent fragmenter afin de sauvegarder diverses données telles que des adresses e-mail, des numéros de téléphone, des vidéos, des images, etc. Il s’agit également d’un outil qui accompagne les personnes dans la création, édition et illustration de leurs projets. Les wikis sont utilisés pour des besoins personnels ou pour être partagés avec d’autres utilisateurs.


Exemple de wiki
Source : notion.so


Les bases de données relationnelles : tout le concept de Notion !

Le concept majeur de Notion repose sur la création de bases de données dites « relationnelles ».

Qu’est-ce qu’une base de données ?

Il s’agit d’une grande liste comportant des données de la même famille et pour lesquelles nous pouvons affecter diverses propriétés.

A titre d’exemple, nous pourrions regrouper les fraises et les framboises dans une large base de données nommée « aliments » et leur ajouter un tag « fruits ». Si les carottes appartiendraient également à cette même base de données, il conviendrait de les relier au tag « légumes ».

Ainsi, nous pouvons créer un champ infini de bases de données sur Notion telles que des clients, des contenus, des tâches et bien d’autres.

Au sein de la base de données « tâches », nous pouvons lister toutes les tâches à effectuer et leur attribuer des propriétés spécifiques telles que le type, la date d’échéance, le statut (à faire, en cours, terminé) et la personne responsable.

Qu’est-ce qu’une base de données relationnelle ?

Maintenant que nous vous avons expliqué le concept de base de données, nous allons vous montrer que Notion permet d’intégrer l’aspect relationnel au sein de ces bases de données.

Le principe des bases de données relationnelles consiste à relier ces bases de données entre elles.
Ainsi, nous pouvons mettre en relation une base de données « tâches » avec une base de données « projets ».
Dès que nous avons relié celles-ci entre elles, et que nous cliquons sur une tâche lambda, nous verrons que cette tâche est attribuée à un certain projet. A l’inverse, si nous cliquons sur un projet lambda, nous verrons toutes les tâches affectées à ce projet.

Enfin, l’ensemble de ces bases de données peuvent être affichées en vues différentes, selon la manière dont on préfère présenter les choses. En effet, les vues peuvent prendre la forme de tableau, de calendrier, de tableau kanban avec différentes colonnes ou de listes.




Conclusion

Vous avez pu constater que Notion est un outil incroyablement riche en fonctionnalités et en bases de données. Sachez que la liste des fonctionnalités que nous vous avons présenté est non exhaustive. Notion offre encore bien plus de possibilités que vous ne le pensez.

Nous comprenons qu’il peut être un peu difficile d’appréhender le principe de bases de données relationnelles et de l’appliquer au sein de votre société.
Si vous souhaitez toutefois disposer d’un peu d’aide là-dessus, nos experts se tiennent à votre disposition !

Retrouvez dès à présent notre troisième article présentant des fonctionnalités de Notion encore plus poussées.





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